Coopelya · Facture électronique
Facturation électronique : les huit questions à poser à votre éditeur
Cette page n'est pas un argumentaire. C'est une liste de questions à poser à n'importe quel éditeur — y compris à nous. Nos réponses sont en dessous de chacune, y compris quand elles ne sont pas bonnes.
Ce qui change, et quand
La réforme s'applique à toutes les entreprises établies en France, quelle que soit leur taille. Les factures entre entreprises assujetties passent désormais par une plateforme agréée.
Obligation de recevoir des factures électroniques, pour toutes les entreprises. C'est déjà en vigueur.
Obligation d'émettre pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire.
Obligation d'émettre pour les PME, les TPE et les micro-entreprises. C'est la date qui concerne votre coopérative.
Pourquoi c'est un problème particulier pour une coopérative
Une entreprise ordinaire reçoit ses factures fournisseurs et les impute à ses propres charges. Une coopérative d'activité et d'emploi, non.
Vous émettez sous un seul numéro pour des dizaines d'activités indépendantes, et vous recevez pour autant d'activités. Chaque facture qui arrive appartient à l'un de vos entrepreneurs, et à un seul. Si elle est mal affectée, trois choses sont fausses en même temps : la TVA déductible de l'entrepreneur, le résultat de son activité, et la contribution coopérative calculée dessus.
Jusqu'ici, le tri se faisait à la main, sur des PDF reçus par courriel. À partir du moment où les factures arrivent par une plateforme, en flux, ce tri devient une opération quotidienne et industrielle. C'est ce point-là — et pas le branchement technique — qui distingue les outils entre eux.
Les questions ci-dessous sont formulées pour être posées telles quelles, à n'importe quel éditeur. Elles ne contiennent le nom d'aucun logiciel.
Les huit questions
Émettez-vous déjà des factures électroniques en production, ou est-ce annoncé ?
La différence entre « nous serons prêts » et « nous le faisons » est celle qui vous expose. Demandez depuis quand, et sur combien de coopératives.
Nous : oui, en production, par une plateforme agréée. Émission, réception, relève des événements de cycle de vie et annuaire des destinataires.
Par quelle plateforme agréée passez-vous, et que se passe-t-il si elle s'arrête ?
Une plateforme agréée peut perdre son immatriculation ou cesser son activité. La question n'est pas théorique : elle détermine si vous pouvez continuer à facturer.
Nous : la plateforme est un réglage, pas une dépendance dans le code. Vos données de facturation restent dans votre base et vous en sortez une copie complète à tout moment.
Quand une facture fournisseur arrive, comment sait-on à quelle activité elle appartient ?
C'est la question centrale, et c'est celle qu'on oublie de poser. Demandez une démonstration sur une vraie facture reçue, pas une explication.
Nous : chaque activité dispose de sa propre adresse de réception, et la pièce arrive déjà rattachée. Quand elle arrive sur l'adresse générale de la coopérative, elle se range dans une file d'attente d'affectation, avec une suggestion fondée sur le fournisseur et l'historique.
Qui fait cette affectation, et en combien de gestes ?
Si c'est le comptable interne qui redispatche cent factures par mois, vous avez déplacé le travail, vous ne l'avez pas supprimé. Demandez qui, et combien de clics.
Nous : l'entrepreneur voit ses propres pièces et l'affectation est faite au moment où la facture est traitée, pas dans un second temps par quelqu'un d'autre.
À quel moment la TVA déductible de l'entrepreneur est-elle à jour ?
Immédiatement, ou après un transfert vers un logiciel comptable ? La réponse dit tout de l'architecture qu'il y a derrière.
Nous : immédiatement. La facture reçue est l'écriture comptable ; il n'y a pas de transfert entre deux logiciels, donc pas de délai.
Que se passe-t-il si une facture arrive pour une période de TVA déjà déclarée ?
Le cas est fréquent et il n'a pas de solution improvisée : on ne peut pas antidater une écriture dans une période télédéclarée.
Nous : la période verrouillée est respectée. La pièce garde sa date de document, l'écriture est posée sur le mois courant, et elle entre dans la déclaration suivante.
Le justificatif d'origine est-il récupéré et conservé ?
Le flux structuré n'est pas toujours le document que votre fournisseur a émis. En cas de contrôle, la question se pose.
Nous : pas encore. Nous traitons le flux structuré et nous conservons la pièce telle que la plateforme nous la transmet, mais nous ne récupérons pas encore le justificatif d'origine auprès d'elle. C'est un chantier ouvert, et nous préférons le dire.
Qu'est-ce que l'entrepreneur voit lui-même, et quand ?
Dans une coopérative, la personne qui connaît la facture n'est pas celle qui la reçoit. Si l'entrepreneur ne voit rien, quelqu'un d'autre devra deviner à sa place.
Nous : il voit ses factures reçues, leur affectation, sa TVA et le résultat de son activité, sur son espace, le jour même — y compris depuis son téléphone.
Une remarque sur les réponses que vous obtiendrez
Presque tous les éditeurs répondront correctement aux deux premières questions : le branchement à une plateforme agréée est devenu un passage obligé, et il sera fait partout.
Les six suivantes séparent réellement les architectures. Elles portent toutes sur la même chose : ce qui se passe entre le moment où la facture arrive et le moment où l'entrepreneur en voit l'effet. Selon les outils, il y a zéro étape, ou il y en a quatre — un transfert vers un logiciel comptable, un retraitement analytique, une ressaisie, une publication.
Posez-les à tout le monde, nous compris. Si une réponse vous paraît floue, demandez à la voir sur un écran plutôt qu'à l'entendre.
Essayez par vous-même
Un accès d'essai est ouvert en permanence sur l'espace entrepreneur, avec des données fictives. Vous pouvez y suivre une facture jusqu'à la TVA de l'activité, sans nous demander la permission. L'accès pour les équipes support est transmis par courriel après un premier échange.